Código de Conducta del Proveedor

Introducción

En Humanscale, las asociaciones que hemos establecido con nuestros proveedores nos permitieron convertirnos en el fabricante líder de productos ergonómicos para oficina. Al abastecer estos productos, reconocemos que nuestras acciones tienen un impacto ambiental y social. Humanscale se compromete a llevar a cabo sus actividades comerciales de forma social y ambientalmente responsable y se compromete a mantener los estándares más altos de ética comercial y una buena ciudadanía corporativa en todos sus negocios. Humanscale espera que todos los miembros de la cadena de suministro y distribución compartan estos valores y lleven a cabo operaciones de forma socialmente responsable.

Este Código de conducta para proveedores (en adelante, el “Código”) está diseñado para explicar el compromiso de Humanscale con la práctica de la responsabilidad social y ambiental, al igual que la conducta ética en todas sus operaciones comerciales. En Humanscale, creemos que la aplicación de nuestro Código permite tomar medidas reales y prácticas hacia la mejora de las condiciones sociales en las ubicaciones dedicadas a la fabricación de nuestros productos. Humanscale busca trabajar con compañías que compartan estos valores y que estén preparadas para comprometerse a cumplir con los requisitos de este Código y a llevar a cabo todas sus actividades comerciales de forma socialmente responsable.

Las disposiciones del presente Código buscan establecer un estándar mínimo alcanzable. No debería usarse para evitar que las compañías superen estos estándares. Se espera que las compañías que apliquen este Código cumplan con todas las leyes nacionales y de otro tipo vigentes y, en la medida en que las leyes nacionales aborden los mismos temas que se plantean en este Código, debe aplicarse la disposición que ofrezca mayor protección.

1.Práctica y estándares laborales

Humanscale se compromete a tratar a todos los miembros del equipo, contratistas y proveedores con dignidad y respeto, además de promover un entorno laboral seguro, saludable, justo y ético. Toda la fuerza laboral debe ser tratada con el máximo respeto y dignidad, y Humanscale exige que todos sus proveedores garanticen el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones laborales y de derechos humanos vigentes.

De conformidad con este Código, se exige a los proveedores mantener sistemas de gestión eficaces que integren la ética y las políticas laborales, de derechos humanos y de salud y seguridad ocupacional en sus actividades comerciales y en el proceso de toma de decisiones. Humanscale se comunica de forma sistemática con todos sus proveedores para consultar sobre sus políticas y procedimientos en cuanto a la salud y la seguridad de los empleados, el horario de trabajo y las condiciones laborales.

Horario laboral

Los proveedores deben seguir todas las leyes y regulaciones locales vigentes que rigen el horario laboral y los días de descanso. Todas las horas extra deben ser voluntarias. Debe haber disposiciones adecuadas en cuanto al descanso y el sueño. Los recesos, los feriados y los períodos de descanso deben cumplir plenamente con las leyes y regulaciones vigentes.

Empleo voluntario

No se debe utilizar ni apoyar ningún tipo de empleo forzado o involuntario. La fuerza laboral debe ser libre de abandonar el empleo o de finalizar la relación laboral con un aviso razonable.

A la fuerza laboral no se le puede retener “depósitos” ni documentos de identidad, a menos que sea por un requisito legal. Toda esa documentación se debe devolver inmediatamente al finalizar el empleo.

Remuneración

Los proveedores deben cumplir con todas las leyes locales y nacionales vigentes de beneficios y salarios. La información relacionada con los salarios y el proceso de pago debe estar a disposición de la fuerza laboral en un formato que pueda comprender. No se permitirá ningún descuento salarial que la ley nacional no exija sin la autorización del empleado en cuestión. No se permiten descuentos salariales para fines disciplinarios.

Trabajo infantil

Los proveedores no recurrirán a ningún tipo de trabajo infantil y deberán respetar los derechos de los niños a ser protegidos contra la explotación económica. El término “niño” se refiere a cualquier persona que no haya alcanzado la edad mínima para el empleo en el país donde trabaja, o bien que no haya alcanzado la edad a la que finaliza la educación obligatoria, la que sea mayor. Los niños y jóvenes menores de 18 años no deben trabajar durante la noche ni en condiciones peligrosas.

Salud y seguridad

Los proveedores deben ofrecer un entorno laboral seguro e higiénico en consideración del conocimiento predominante de la industria y de cualquier peligro específico. Se deben tomar las medidas adecuadas para evitar accidentes y lesiones causadas por el empleo, asociadas a este u ocurridas durante el transcurso de las actividades laborales. Para ello, se deben minimizar las causas de riesgo inherente en el entorno laboral. Lo proveedores también deben establecer procedimientos para gestionar, llevar un seguimiento e informar enfermedades o lesiones ocupacionales.

Los proveedores deben brindarle a la fuerza laboral los equipos de seguridad y protección personal adecuados.

Los proveedores deben llevar a cabo una evaluación integral de riesgos en sus instalaciones y adaptaciones, al tiempo que controlan regularmente los riesgos para la salud y la seguridad de la fuerza laboral. Los proveedores deben identificar y evaluar las situaciones de emergencia e implementar planes y procedimientos de respuesta ante emergencias en consecuencia.

Los proveedores deben identificar, evaluar y controlar la exposición de la fuerza laboral a sustancias químicas, físicas y biológicas. Los proveedores deben eliminar dichos peligros siempre que sea posible. En caso de que dichos peligros no se puedan eliminar, los proveedores deben tomar las medidas correspondientes para mitigar el riesgo. Ninguna persona debe trabajar en condiciones posiblemente peligrosas sin recibir la supervisión y la capacitación sobre salud y seguridad adecuadas. La fuerza laboral debe tener acceso a baños limpios y agua potable y, si corresponde, se deben garantizar condiciones aptas para el almacenamiento de alimentos.

Las adaptaciones, si se ofrecen, deben estar limpias, ser seguras y satisfacer las necesidades básicas de los trabajadores. Se deben proporcionar instalaciones de almacenamiento seguras.

Los proveedores deben asignar la responsabilidad sobre la salud y la seguridad a un representante de la alta gerencia, y pedirle a la fuerza laboral que colabore con la evaluación de las condiciones de salud y seguridad de las instalaciones y con el desarrollo de estándares de salud y seguridad.

Medidas disciplinarias y acoso

Los proveedores deben proporcionarle a la fuerza laboral un entorno laboral libre de acoso y abuso. Los proveedores deben cumplir con todas las leyes locales y nacionales vigentes sobre abuso de los empleados y tomarse con seriedad todas las denuncias de acoso y violencia o las amenazas de violencia de sus empleados. Los proveedores no deben someter ni amenazar con someter a la fuerza laboral a tratos inhumanos o agresivos, lo que incluye, entre otros, cualquier tipo de acoso sexual, abuso sexual, castigo corporal, extorsión física o mental, o abuso verbal.

2.Principios sobre derechos humanos

Humanscale se compromete a apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados a nivel internacional, y nuestras políticas se rigen por los principios establecidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas. Las políticas de Humanscale reflejan su compromiso de llevar a cabo sus actividades comerciales de forma coherente con estos principios. Nuestra cultura y nuestros valores fundamentales representan un compromiso de tratar a todos los miembros del equipo, contratistas y proveedores con dignidad y respeto, así como de promover un entorno laboral seguro, saludable y alentador.

Violaciones de los derechos humanos

Los proveedores deben garantizar que no sean cómplices de abusos de derechos humanos y deben comprometerse a tratar a toda la fuerza laboral con dignidad y respeto, así como a promover un entorno laboral seguro, saludable y alentador. Los proveedores deben contar con una política que aborde los problemas de esclavitud y trata de personas.

Libertad de asociación

Los proveedores deben cumplir con todas las leyes locales y nacionales vigentes sobre la libertad de asociación y la negociación colectiva. Se deben respetar los derechos de la fuerza laboral de asociarse libremente, solicitar representación y formar parte de un sindicato.

Prohibición de la discriminación

No debe haber discriminación en las prácticas disciplinarias, de contratación, de capacitación ni de ascenso, como así tampoco en otros términos y condiciones de empleo, por motivos de raza, color, religión, origen étnico o nacionalidad, género, preferencia sexual, edad, discapacidad, clase social o estado de veterano. Los proveedores deben garantizar un entorno laboral libre de intimidación, violencia, hostilidad o acoso. Asimismo, los proveedores deben alentar a la fuerza laboral a informar de inmediato los casos de comportamiento discriminatorio o acoso en el espacio de trabajo.

Derechos culturales, económicos y sociales

Los proveedores deben respetar los derechos de las partes interesadas, incluidos los empleados, a practicar la cultura local, trabajar en condiciones justas y mantener un estándar de vida adecuado con los servicios esenciales para preservar su salud física y mental.

Derechos humanos de partes interesadas externas

Los proveedores deben ser respetuosos de las comunidades locales cercanas a sus operaciones. Deben estar preparados para seguir el protocolo internacional de la Iniciativa de Minerales Responsables (Responsible Minerals Initiative, RMI) para denunciar minerales en conflicto en relación con el material de estaño, tantalio, tungsteno y oro (Tin, Tungsten, Tantalum and Gold, 3TG) que se proporcione.

3.Principios ambientales

Humanscale se compromete a mantener prácticas y procesos comerciales sostenibles que minimicen los desechos y eviten la contaminación, conserven la energía, minimicen la huella de carbono, reduzcan los riesgos de salud y seguridad, y gestionen los desechos de forma segura y responsable. Humanscale toma todas las medidas adecuadas para garantizar que cumplamos o superemos todas las leyes y regulaciones ambientales vigentes, y esperamos que nuestros proveedores también lo hagan.

Eficiencia energética

Los proveedores deben hacer todo lo posible para promover el uso eficiente de la energía y los recursos al minimizar el uso de energía, agua y materias primas, además de promover la reutilización y el reciclado de materiales.

Prevención de la contaminación

Los proveedores deben hacer lo posible por minimizar las aguas residuales, los desechos sólidos, los desechos líquidos y los desechos peligrosos, y deben deshacerse de ellos de forma segura, eficiente y responsable con el medioambiente.

Los proveedores deben identificar las sustancias que representarían un peligro si entraran en contacto con el medioambiente y seguir todas las leyes y regulaciones vigentes sobre el uso, la manipulación y la eliminación de dichas sustancias. Los proveedores deben evitar la contaminación del medioambiente local y garantizar que las emisiones transmitidas por el aire se vigilen y controlen según lo exigen las leyes y regulaciones vigentes.

Conservación de la fauna

Humanscale apoya la conservación de la fauna, la biodiversidad y los espacios naturales. Esperamos que nuestros proveedores consideren su impacto en la fauna y que operen con respeto por el bienestar animal.

4.Integridad y ética comercial

Humanscale se compromete con los más altos estándares de ética comercial y buena ciudadanía corporativa. Para poder seguir teniendo éxito y brindar el mejor servicio posible, esperamos que todos nuestros proveedores sigan el más alto criterio de ética, mantengan prácticas de operación justas y cumplan con todas las leyes vigentes en letra y espíritu.

Principios anticorrupción

Todas las negociaciones se llevarán a cabo de forma transparente y se reflejarán con precisión en los libros y registros contables del proveedor. El proveedor implementará procedimientos de supervisión y aplicación para garantizar el cumplimiento de las leyes anticorrupción.

Los proveedores deben divulgar la información relacionada con las prácticas comerciales al igual que los datos de responsabilidad ambiental y social a solicitud de Humanscale o según lo exijan las leyes y regulaciones vigentes.

Los proveedores deben garantizar la protección de las personas que divulguen cualquier violación de este Código.

Prohibición de ventajas indebidas

Se prohíbe la corrupción, la extorsión y la malversación en cualquiera de sus formas. Los proveedores no deben ofrecer ni aceptar sobornos con el fin de obtener una ventaja indebida. No se tolerará ninguna forma de comportamiento anticompetitivo, manipulación, intimidación o coerción que pueda socavar el proceso de adquisición.

Propiedad intelectual

El proveedor debe respetar los derechos de propiedad intelectual y cumplir con los compromisos de confidencialidad. El proveedor debe gestionar las transferencias de tecnología y conocimientos de una manera que proteja los derechos de propiedad intelectual y que cumpla con los requisitos más estrictos de protección de la información.

El presente Código no tiene el propósito de crear derechos nuevos o adicionales para ningún tercero.

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